El departamento de recepción, la tarjeta de presentación del hotel, tiene gran importancia de cara a la clientela, ya que es el primer departamento con el que el cliente tiene relación, bien sea de una forma personal a su llegada, bien a través de cualquier medio de comunicación, teléfono, telefax, carta, correo electrónico si efectúa la reserva antes de su llegada.
El departamento de recepción supervisa el funcionamiento de las distintas secciones localizadas en el hall principal, que es la vía de entrada de clientes al hotel. Es el lugar con mayor contacto con el huésped, desde su ingreso hasta su salida; es el centro de información de la empresa, donde se generan o se canalizan todos los aspectos necesarios para que el huésped se sienta como en su casa. Se encuentra en el lobby, que permite acceso a todos los servicios de establecimiento: habitaciones, bares, tiendas, etc.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

• Atención y recepción de solicitud de información general del puerto y sobre precios y reservas de amarres por teléfono y e-mail.

• Atención de la emisora, consulta con los diferentes departamentos para dar una respuesta.

• Cobro y cuadre de caja (responsabilidad compartida con otros compañeros).

• Comunicación con contabilidad en relación al cobro de facturas y el archivo de las mismas.

• Facilitación del parte meteorológico a los barcos o clientes que lo soliciten.

• Gestión de la correspondencia.

• Asignación de puestos de atraque, elaborando las fichas de perfil de transeúntes.

• Control de tareas pendientes reflejadas en la libreta de recepción.

• Control del listado de embarcaciones, entradas y salidas, variaciones, a efectos de facturación.

• Solicitud de tareas de mantenimiento, comunicando las peticiones de los clientes al Contramaestre.

• Atención clientes de embarcaciones transeúntes y clientes habituales: hoja de recalada, facturación de suministros y servicios, etc.

• Control de la entrada: recibe la petición de amarre y solicita la documentación del patrón, el volumen y el último recibo del seguro de la embarcación, control de los consumos de las embarcaciones y control de las tarjetas de acceso de vehículos y personas.